Delegacje

Składanie dokumentów wyjazdowych po wymaganym terminie

07.10.2026

Ważna informacja

Składanie dokumentów wyjazdowych po wymaganym terminie

Polecenie wyjazdu służbowego za granicę lub Wniosek o wyjazd za granicę należy złożyć w Dziale Współpracy z Zagranicą najpóźniej 14 dni przed planowanym rozpoczęciem podróży.

ℹ️ O zachowaniu terminu decyduje data fizycznego wpływu kompletnej dokumentacji do DWZ.

Należy zwrócić na to szczególną uwagę w przypadku przekazywania dokumentów pocztą wewnętrzną. Data przygotowania dokumentu, jego podpisania, zarejestrowania w jednostce lub przekazania do kancelarii nie jest równoznaczna z datą jego wpływu do Działu Współpracy z Zagranicą.

PRZYPADEK 1

Dokument wpłynął do DWZ później niż 14 dni przed rozpoczęciem wyjazdu

Dokumentacja została złożona po wymaganym terminie. W takim przypadku DWZ nie może zagwarantować przeprowadzenia pełnej procedury, uzyskania wymaganych akceptacji ani realizacji obsługi finansowej przed rozpoczęciem podróży.

Dokumenty złożone po terminie są procedowane zgodnie z możliwościami organizacyjnymi DWZ i kolejnością wpływu kompletnej dokumentacji. Osoba wyjeżdżająca powinna liczyć się z możliwością, że procedura nie zostanie zakończona przed planowanym terminem rozpoczęcia podróży.

Przykład: wyjazd rozpoczyna się 20 listopada, a komplet dokumentów wpływa do DWZ 14 listopada. Dokument został złożony z naruszeniem wymaganego 14-dniowego terminu.

PRZYPADEK 2

Dokument wpłynął do DWZ po rozpoczęciu podróży lub po jej zakończeniu

Polecenie lub Wniosek, które wpłynęły do DWZ już po rozpoczęciu podróży albo po jej zakończeniu, nie mogą zostać objęte standardową procedurą poprzedzającą wyjazd.

W takim przypadku wyjazd nie otrzymuje zaliczki ani standardowej zgody na wyjazd. Osoba wyjeżdżająca zobowiązana jest przygotować pisemne wyjaśnienie przyczyn niezłożenia dokumentacji w wymaganym terminie oraz wystąpić do JM Rektora Uniwersytetu Zielonogórskiego o zgodę na rozliczenie takiego wyjazdu.

Dopiero po uzyskaniu zgody JM Rektora Dział Współpracy z Zagranicą może przystąpić do dalszego procedowania dokumentacji i rozliczenia wyjazdu.

Przykład: podróż rozpoczyna się 3 grudnia, natomiast kompletne Polecenie lub Wniosek wpływa do DWZ 4 grudnia. Dokument wpłynął już w trakcie realizacji podróży i wymaga zastosowania opisanej wyżej procedury.

Prosimy o odpowiednio wczesne przekazywanie dokumentacji.
Termin 14 dni pozwala na weryfikację dokumentów, uzyskanie wymaganych akceptacji oraz zapewnienie prawidłowej obsługi finansowej wyjazdu. Przekazanie dokumentów z odpowiednim wyprzedzeniem pozwala również uniknąć konieczności występowania o dodatkowe zgody oraz opóźnień w rozliczeniu podróży.