Zasady realizacji i finansowania wyjazdu określa

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA PRACY I POLITYK I SPOŁECZNEJ z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej
Na podstawie art. 775 § 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) - https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20230002190 

Osoba planująca wyjazd składa w Dziale Współpracy z Zagranicą zarejestrowane w sekretariacie jednostki macierzystej, podpisane przez dysponenta środków finansowych oraz Dyrektora Instytutu / kierownika jednostki organizacyjnej Polecenie wyjazdu służbowego za granicę / Wniosek o wyjazd za granicę (w przypadku studentów, doktorantów i innych osób nie będących pracownikami uczelni) najpóźniej 14 dni przed planowanym terminem wyjazdu. Do polecenia wyjazdu służbowego za granicę należy dołączyć dokument potwierdzający możliwość realizacji wyjazdu np. potwierdzenie przyjęcia referatu, zaproszenie, informację o wydarzeniu itp.

Jeśli pracownik jedzie własnym samochodem, to do polecenia wyjazdu musi przedłożyć zgodę Rektora na wykorzystanie samochodu prywatnego oraz rozliczenie kosztów poniesionych w związku z poleceniem wyjazdu służbowego. Jednocześnie musi oświadczyć iż posiada dokumenty uprawniające do prowadzenia pojazdów do celów służbowych zgodnie z Komunikatem Kanclerza nr 1/2022 z dnia 10.01.2022r.

Dział Współpracy z Zagranicą realizuje wyjazdy tylko na podstawie kompletnych dokumentów i według kolejności ich wpływu.

Po odbytej podróży  w ciągu 14 dni od powrotu należy dokonać rozliczenia kosztów wyjazdu w Dziale Współpracy z Zagranicą. Rozliczenie wyjazdu następuje na podstawie oryginałów rachunków i biletów. Osoba wyjeżdżająca jest zobowiązana przedłożyć wraz z formularzem rozliczenia kosztów następujące dokumenty (jeśli dotyczy):

• oświadczenie o wyżywieniu
• bilety lub faktury/rachunki za bilet
• potwierdzenia dokonania przelewów lub wyciągi z kart kredytowych
• karty pokładowe w przypadku podróży samolotem
• oświadczenie o wykorzystaniu samochodu
• faktury/rachunki za nocleg
• inne faktury i rachunki potwierdzające poniesione koszty

Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, wyjeżdżający składa stosowne oświadczenie, pozostawiając do decyzji Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą uznanie poniesionych kosztów do rozliczenia. Pracownik, który otrzymał zgodę na odbycie podróży własnym samochodem, składa oświadczenie o przebiegu kilometrów. Na tej podstawie może otrzymać zwrot poniesionych kosztów według stawek za jeden kilometr przebiegu w zależności od pojemności silnika: do 900cm3 – 0,89 zł, powyżej 900cm3 – 1,15 zł. 

Sprawozdanie merytoryczne z wyjazdu powinno być dokonane w macierzystej jednostce organizacyjnej wyjeżdżającego.